Herramientas de productividad: trabajar mejor sin trabajar más

La motivación en el trabajo pasa por optimizar procesos. Un empleado más productivo y que consiga llevar sus proyectos con agilidad y sin encontrarse con trabas a cada paso, con toda probabilidad será más feliz. Tener que invertir horas de más en la jornada laboral no implica que el resultado sea mejor. De hecho, existen estudios que aseguran lo contrario: a mayor duración de las jornadas, menor productividad.

La mayoría de trabajos de oficina pueden resolverse con un cuaderno, un bolígrafo, un teléfono y un cliente de correo electrónico. Pero estos empleos son por definición multitarea: estamos pendientes del correo mientras completamos un presupuesto y contestamos al teléfono. ¿Y si tuvieras a tu disposición una serie de herramientas de productividad y aplicaciones que te permitan poner orden, ahorrar tiempo y finalizar antes tus proyectos?

Por supuesto, hacerse con una nueva herramienta implica un período de adaptación. Acostumbrarse a utilizarla será quizá la parte más complicada, pero una vez conseguido el hábito, el resultado será positivo. Dicen que el cerebro humano se acostumbra a un nuevo hábito a los 21 días de practicarlo. Si estás dispuesto a cambiar tu forma de trabajar en cosa de tres semanas, aquí tienes una serie de herramientas de productividad que harán tu trabajo —e incluso tu vida personal— más fácil.

Gestión de proyectos

Métodos como el kanban o el GTD (getting things done) son de sobra conocidos y, aunque solo requieren de un bolígrafo y un papel —o un taco de notas autoadhesivas, en su defecto—, existen multitud de aplicaciones que te permitirán aplicarlos en un móvil u ordenador. Una de nuestras favoritas es Trello, un panel personalizable que permite organizar tareas, asignarlas a miembros del equipo, etiquetarlas y categorizarlas según su estado (en proceso, completadas, pendientes…).

Llamadas y videoconferencias

Si trabajas en remoto o tienes clientes en otra ciudad, seguro que conoces herramientas como Skype, Webex o Google Hangouts, a través de las cuales puedes contactar con quien desees, y hablar a través de chat, videollamada o compartiendo tu pantalla. Otras como Appearte permiten todo esto sin necesidad de registrar a todos los participantes: simplemente creas una sala, envías el enlace y los demás pueden “aparecer” e interactuar en ella.

Comunicaciones en equipo

El correo electrónico es uno de los más conocidos vampiros de la productividad. Estar pendiente de los mensajes entrantes nos impide a veces concentrarnos en nuestras tareas. Además, el volumen de correos electrónicos suele ser muy alto, siendo la mayoría de ellos puramente conversacionales. Con herramientas como Slack, un espacio colaborativo donde compartir información con tu equipo, es posible minimizar el volumen de correos.

Curación de contenidos

Ya sea el contenido el centro de tu trabajo o lo utilices como fuente de información o inspiración, es imprescindible contar con un repositorio de artículos de consulta que tener al alcance de la mano. Por supuesto, un documento de Word en el que ir pegando enlaces está bien, pero una mejor solución puede ser Pocket, una herramienta que te permite guardar cualquier enlace o artículo “para después”, añadiendo etiquetas y categorías para que puedas tenerlo organizado.

Contar con herramientas de productividad como las que hemos descrito puede marcar la diferencia en tu trabajo. Ten en cuenta que existen multitud de herramientas de este tipo, y lo mejor es que investigues hasta encontrar la que más encaje con tu forma de trabajar. ¿Por qué no pruebas con alguna de las que te recomendamos?