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la productividad y el correo electrónico

La productividad y el correo electrónico

El concepto de productividad ha cambiado de manera muy llamativa en las últimas décadas, especialmente si nos fijamos en los trabajos de oficina. Gracias a las enormes mejoras en el software que utilizamos a diario en nuestros puestos de trabajo, actualmente somos capaces de producir muchísimo más que antaño en las mismas horas de trabajo.

Como ya hemos dicho en alguna ocasión, existen multitud de herramientas que hacen posible trabajar mejor sin trabajar más. Los clientes de correo electrónico, por lo general, no son el caso. Al menos no sin cierta intervención organizativa.

Productividad y motivación

La productividad y la motivación en el trabajo están íntimamente ligadas. Llevar a cabo tareas de manera ágil y cómoda, completándolas en tiempo y forma, producirá una sensación de satisfacción a través del sistema de recompensa de nuestro cerebro.

Pero no es necesario entrar demasiado en el análisis de procesos cerebrales. Desde un punto de vista más sencillo y pragmático, resulta más que evidente que la improductividad causará frustración. Es más, nos hará irnos tarde del trabajo, y muchas veces para seguir dándole vueltas a cuestiones estrictamente laborales en nuestra casa o en el trayecto de vuelta.

La productividad y el correo electrónico

El correo electrónico es sin duda uno de los grandes enemigos de nuestra productividad. Por lo general, los empleados de oficina trabajamos con el cliente de correo abierto, y con las notificaciones activadas —notificaciones de escritorio, notificaciones en el teléfono móvil, o incluso en el smartwatch. O peor aún, todas a la vez—.

Cuando recibimos un correo, el instinto nos sugiere hacer clic en la notificación, leer y responder al instante, sin plantearnos siquiera que quizá no siempre sea necesario. Es más, seguro que muchos de nosotros hemos acostumbrado a nuestros interlocutores a la respuesta inmediata. Como decía Quino por boca de su famosísima Mafalda, «lo urgente no deja tiempo para lo importante».

Cada vez son más las voces que aconsejan no actuar de esta forma, ya que es una de las maneras más rápidas de perder la concentración. Una concentración que, sin duda, costará minutos recuperar. Los expertos hablan de consultar el correo electrónico entre 4 y 6 veces a lo largo de toda la jornada. Esto, por supuesto, implicará desactivar todas las notificaciones que tengamos configuradas y establecer un horario para comprobar el correo y responder a aquellos que requieran respuesta. Si nos necesitan de manera urgente, podrán contactar con nosotros a través del teléfono.

El correo electrónico tampoco debería convertirse en un repositorio de archivos. Por lo general, los buscadores integrados en los clientes de correo son insuficientes y requieren el uso de operadores de búsqueda complejos, por lo que depender de ellos para encontrar un archivo será bastante improductivo.

Existen metodologías como la del inbox zero —con multitud de tutoriales en internet— que nos muestran cómo deberíamos organizar el correo mediante etiquetas o carpetas, procurando dejar siempre vacía la bandeja de entrada al final del día.

Sea como sea, el correo electrónico es una gran herramienta de productividad pero, como con todo, hay que aprender a utilizarla de la mejor manera posible.

principio de pareto y la productividad

El principio de Pareto y la productividad

La productividad se define como la capacidad de producción por unidad de trabajo y como la relación entre lo producido y los medios empleados, que pueden ser la energía, mano de obra, materias primas, etc. En ocasiones hemos oído aquello de que “el 20% del trabajo produce el 80% de los resultados”. Esta afirmación deriva de la norma conocida como “principio de Pareto”.

En 1896, el economista italiano Vilfredo Pareto formuló este principio haciendo referencia a algo completamente diferente. Afirmaba que, en Italia, el 80% de las tierras eran propiedad del 20% de la población. Extrapolando esta cuestión a otros países, descubrió que este tipo de distribución 80/20 era muy común. Durante las décadas siguientes, hubo una serie de teóricos y profesionales que decidieron comprobar si esta cuestión era aplicable a una grandísima variedad de fenómenos estadísticos: el 20% de la población ostenta el 80% del poder, el 20% de las cosas que hacemos ocupa el 80% de nuestro tiempo, el 20% de tu cartera de clientes genera el 80% de tus ingresos, etc.

Obviamente, y como pasa con gran parte de los conceptos relativos a la estadística, estos porcentajes son simplemente una estimación. Por mucho que podamos generalizar, nunca podríamos aplicarlo a todos los fenómenos ni explicar al cien por cien los mismos basándonos solamente en esta regla. Pero el principio de Pareto tiene aplicaciones que pueden ser muy útiles para el día a día. Un ejemplo claro es este en el que coinciden muchos académicos: la regla 80/20 es perfectamente aplicable a la productividad; o dicho de otra forma, el 80% del éxito de tu trabajo provendrá del 20% de tu esfuerzo.

¿Cómo aplicar el principio de Pareto a tu trabajo?

Lo primero que debemos hacer si queremos aumentar nuestra productividad y trabajar mejor sin trabajar más es entender cómo se produce este fenómeno según el cual el 20% del esfuerzo dedicado devolverá el 80% de resultados (y ocupará el 80% de nuestro tiempo).

1 – Identifica cuáles son las actividades más importantes y prioriza:

¿Qué 20% de tus labores genera los resultados más relevantes? Identificar estas tareas principales es lo más importante para poder comenzar a aplicar este principio a tu día a día. Una vez identificadas, ordénalas y priorízalas. A veces no es fácil comenzar por este punto y quizá tengas que ir revisando el orden de prioridades mientras vas aplicando estas reglas. Es normal que en ocasiones no sepamos cómo de importante es algo hasta ver su resultado.

2 – Dedícales tu horario más productivo:

Cada persona es un mundo, y más en cuestiones de productividad. Algunas personas trabajan mejor por las mañanas y a otras les cuesta mucho más arrancar. Identifica en qué horas trabajas mejor y plantéate llevar a cabo tus tareas durante ese horario. Por ejemplo, podrás dedicar las mañanas a trabajar en tus proyectos más importantes y dejar las tardes para las reuniones, los eventos y la formación.

3 – Recuerda aplicar el 80/20 a tus tiempos:

Si seguimos el principio de Pareto, debemos recordar que el 20% más relevante ocupará el 80% de tu tiempo. No desesperes si ves que estas tareas se llevan la mayor parte de tu jornada. Al fin y al cabo es lógico que ocurra esto.

Herramientas de productividad

Herramientas de productividad: trabajar mejor sin trabajar más

La motivación en el trabajo pasa por optimizar procesos. Un empleado más productivo y que consiga llevar sus proyectos con agilidad y sin encontrarse con trabas a cada paso, con toda probabilidad será más feliz. Tener que invertir horas de más en la jornada laboral no implica que el resultado sea mejor. De hecho, existen estudios que aseguran lo contrario: a mayor duración de las jornadas, menor productividad.

La mayoría de trabajos de oficina pueden resolverse con un cuaderno, un bolígrafo, un teléfono y un cliente de correo electrónico. Pero estos empleos son por definición multitarea: estamos pendientes del correo mientras completamos un presupuesto y contestamos al teléfono. ¿Y si tuvieras a tu disposición una serie de herramientas de productividad y aplicaciones que te permitan poner orden, ahorrar tiempo y finalizar antes tus proyectos?

Por supuesto, hacerse con una nueva herramienta implica un período de adaptación. Acostumbrarse a utilizarla será quizá la parte más complicada, pero una vez conseguido el hábito, el resultado será positivo. Dicen que el cerebro humano se acostumbra a un nuevo hábito a los 21 días de practicarlo. Si estás dispuesto a cambiar tu forma de trabajar en cosa de tres semanas, aquí tienes una serie de herramientas de productividad que harán tu trabajo —e incluso tu vida personal— más fácil.

Gestión de proyectos

Métodos como el kanban o el GTD (getting things done) son de sobra conocidos y, aunque solo requieren de un bolígrafo y un papel —o un taco de notas autoadhesivas, en su defecto—, existen multitud de aplicaciones que te permitirán aplicarlos en un móvil u ordenador. Una de nuestras favoritas es Trello, un panel personalizable que permite organizar tareas, asignarlas a miembros del equipo, etiquetarlas y categorizarlas según su estado (en proceso, completadas, pendientes…).

Herramientas de productividad Trello

Llamadas y videoconferencias

Si trabajas en remoto o tienes clientes en otra ciudad, seguro que conoces herramientas como Skype, Webex o Google Hangouts, a través de las cuales puedes contactar con quien desees, y hablar a través de chat, videollamada o compartiendo tu pantalla. Otras como Appear te permiten todo esto sin necesidad de registrar a todos los participantes: simplemente creas una sala, envías el enlace y los demás pueden “aparecer” e interactuar en ella.

Comunicaciones en equipo

El correo electrónico es uno de los más conocidos vampiros de la productividad. Estar pendiente de los mensajes entrantes nos impide a veces concentrarnos en nuestras tareas. Además, el volumen de correos electrónicos suele ser muy alto, siendo la mayoría de ellos puramente conversacionales. Con herramientas como Slack, un espacio colaborativo donde compartir información con tu equipo, es posible minimizar el volumen de correos.

Herramientas de productividad Slack

Curación de contenidos

Ya sea el contenido el centro de tu trabajo o lo utilices como fuente de información o inspiración, es imprescindible contar con un repositorio de artículos de consulta que tener al alcance de la mano. Por supuesto, un documento de Word en el que ir pegando enlaces está bien, pero una mejor solución puede ser Pocket, una herramienta que te permite guardar cualquier enlace o artículo “para después”, añadiendo etiquetas y categorías para que puedas tenerlo organizado.

Contar con herramientas de productividad como las que hemos descrito puede marcar la diferencia en tu trabajo. Ten en cuenta que existen multitud de herramientas de este tipo, y lo mejor es que investigues hasta encontrar la que más encaje con tu forma de trabajar. ¿Por qué no pruebas con alguna de las que te recomendamos?